Die operative Basis für unabhängige Vermögensverwalter

Wer sich als Vermögensverwalter selbstständig macht, sucht meist zuerst nach Systemen. Das ist der zweite Schritt. Der erste ist die Frage, was am Ende nachweisbar sein muss, denn daraus ergibt sich, was die Systeme leisten müssen.

Das FINIG schreibt kein einziges Produkt vor. Es verlangt ein Ergebnis: angemessene Regeln zur Unternehmensführung, wirksame interne Kontrollen und ein Risikomanagement, das die Einhaltung der rechtlichen und unternehmensinternen Vorschriften gewährleistet. Wer diese Reihenfolge umdreht und mit der Softwareauswahl beginnt, kauft Funktionen und hofft, dass die Pflichten damit abgedeckt sind.

Das Wichtigste in Kürze

• Das Gesetz nennt keine Systeme, sondern Ergebnisse: Art. 9 FINIG verlangt angemessene Regeln zur Unternehmensführung und wirksame interne Kontrollen, Art. 21 FINIG ein angemessen ausgestattetes Risikomanagement.
• Belege sind nach Beendigung der Geschäftsbeziehung mindestens zehn Jahre aufzubewahren (Art. 7 Abs. 3 GwG).
• Die laufende Aufsicht liegt bei einer von der FINMA bewilligten Aufsichtsorganisation (Art. 61 FINIG), nicht bei der FINMA direkt.
• Wer Risikomanagement oder interne Kontrolle wahrnimmt, darf nach Art. 21 FINIG nicht in die Tätigkeiten eingebunden sein, die er überwacht. Das ist in kleinen Häusern die schwierigste Anforderung.

Was vor der Systemauswahl steht

Art. 9 FINIG verlangt, dass ein Finanzinstitut angemessene Regeln zur Unternehmensführung festlegt und so organisiert ist, dass es die gesetzlichen Pflichten erfüllen kann. Es identifiziert, misst, steuert und überwacht seine Risiken einschliesslich der Rechts- und Reputationsrisiken und sorgt für wirksame interne Kontrollen.

Art. 21 FINIG wird konkreter. Vermögensverwalter brauchen ein angemessen ausgestattetes Risikomanagement und eine wirksame interne Kontrolle, die unter anderem die Einhaltung der rechtlichen und unternehmensinternen Vorschriften gewährleistet. Der zweite Teil der Bestimmung wird beim Aufbau oft übersehen: Personen, die Aufgaben des Risikomanagements oder der internen Kontrolle wahrnehmen, dürfen nicht in die Tätigkeiten eingebunden werden, die sie überwachen. In einem Haus mit drei Personen ist das eine organisatorische Frage, keine technische.

Dazu kommt die Gewähr für eine einwandfreie Geschäftstätigkeit nach Art. 11 FINIG, die sowohl das Institut als auch die mit Verwaltung und Geschäftsführung betrauten Personen erbringen müssen.

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Depotbank: der Zugang, über den alles läuft

Ein Vermögensverwalter verwahrt keine Kundenvermögen selbst. Er verfügt nach Art. 17 FINIG gestützt auf einen Auftrag über Vermögenswerte, die bei einer Depotbank liegen. Diese Beziehung ist damit die einzige Infrastrukturentscheidung, die der Verwalter nicht allein trifft, denn die Bank muss ihn ebenfalls annehmen.

Worauf es bei der Auswahl ankommt: Zugang und Mindestvolumen, das verfügbare Anlageuniversum, die Qualität der Datenschnittstellen für Positionen und Transaktionen, die Konditionen für Depotführung und Handel, und die Frage, wie schnell eine Kontoeröffnung tatsächlich durchläuft. Der letzte Punkt wird beim Vergleich selten gewichtet und ist im Tagesgeschäft der spürbarste.

Depotgebühren sind in der Schweiz nur begrenzt vergleichbar, weil sie sich aus Verwahrung, Transaktionskosten, Fremdwährungsaufschlägen und Produktkosten zusammensetzen. Ein Vergleich, der nur die ausgewiesene Depotgebühr betrachtet, greift zu kurz.

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Portfolioführung und Berichterstattung

Die Portfolioführung ist das System, in dem Positionen, Transaktionen und Bewertungen zusammenlaufen. Es liefert die Grundlage für die Überwachung der Portfolios, für die Kontrolle der vereinbarten Anlagerichtlinien und für die Berichterstattung an die Kundschaft.

Zwei Anforderungen entscheiden über die Tauglichkeit. Erstens die Datenqualität an der Schnittstelle zur Depotbank, denn ein Bericht ist nur so belastbar wie die Positionsdaten, aus denen er entsteht. Zweitens die Nachvollziehbarkeit: Wenn ein Kunde in zwei Jahren fragt, warum eine Position damals verkauft wurde, muss die Antwort aus dem System kommen und nicht aus der Erinnerung.

Kundendaten und Zugänge

Ein System für die Kundenbeziehung hält Stammdaten, Vereinbarungen, Kontakthistorie und Dokumente an einem Ort. Sein Wert liegt weniger in der Verkaufsunterstützung als in der Rekonstruierbarkeit: Wer wann was vereinbart hat, ist bei einer Prüfung dieselbe Frage wie im Kundengespräch.

Kundenportale geben der Kundschaft Einsicht in Bestände, Bewertungen und Kosten. Der Umfang unterscheidet sich stark, von der reinen Dokumentenablage bis zur laufenden Sicht auf das Gesamtvermögen über mehrere Depotbanken hinweg.

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Dokumentation, Aufbewahrung und Datenschutz

Art. 7 GwG verlangt, dass Belege über Transaktionen und Abklärungen so erstellt werden, dass sich fachkundige Dritte ein zuverlässiges Urteil über Transaktionen und Geschäftsbeziehungen sowie über die Einhaltung des Gesetzes bilden können. Seit dem 1. Januar 2023 kommt hinzu, dass die Belege periodisch auf Aktualität zu überprüfen und bei Bedarf zu aktualisieren sind, wobei sich Periodizität und Umfang nach dem Risiko der Vertragspartei richten.

Die Aufbewahrungsfrist beträgt nach Art. 7 Abs. 3 GwG mindestens zehn Jahre ab Beendigung der Geschäftsbeziehung oder Abschluss der Transaktion. Für die Systemauswahl heisst das: Der Zugriff muss die Kündigung eines Softwarevertrags überdauern. Wer Dokumente ausschliesslich in einem gemieteten System hält, hat diese Frage nicht beantwortet.

Parallel dazu gilt das Datenschutzgesetz (DSG, SR 235.1), dessen revidierte Fassung am 1. September 2023 in Kraft getreten ist. Kundendaten in einem Vermögensverwaltungsmandat sind in aller Regel besonders schützenswert, was Anforderungen an Bearbeitung, Aufbewahrungsort und Zugriffsrechte stellt.

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Wer prüft das Ergebnis

Die laufende Aufsicht über Vermögensverwalter führt nicht die FINMA selbst, sondern eine von ihr bewilligte Aufsichtsorganisation (Art. 61 FINIG). Dazu kommt nach Art. 62 FINIG die Prüfung durch eine Prüfgesellschaft, sofern die Aufsichtsorganisation sie nicht selbst vornimmt; deren Periodizität kann auf maximal vier Jahre verlängert werden.

Für die Infrastruktur bedeutet das eine praktische Anforderung, die bei der Auswahl selten gestellt wird: Lässt sich aus den Systemen heraus zeigen, dass die internen Vorgaben eingehalten wurden, ohne dass jemand die Belege von Hand zusammensucht?

Häufige Fragen zur operativen Basis

Welche Systeme schreibt das Gesetz einem Vermögensverwalter vor?

Keine. Das FINIG nennt kein einziges Produkt. Es verlangt ein Ergebnis: angemessene Regeln zur Unternehmensführung, wirksame interne Kontrollen und ein Risikomanagement, das die Einhaltung der Vorschriften gewährleistet (Art. 9 und Art. 21 FINIG). Welche Systeme das leisten, entscheidet das Institut selbst, muss dies aber gegenüber seiner Aufsichtsorganisation belegen können.

Wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden?

Nach Beendigung der Geschäftsbeziehung oder nach Abschluss der Transaktion mindestens zehn Jahre (Art. 7 Abs. 3 GwG). Die Belege müssen so beschaffen sein, dass sich fachkundige Dritte ein zuverlässiges Urteil über Transaktionen und Geschäftsbeziehungen sowie über die Einhaltung des Gesetzes bilden können.

Gelten diese Pflichten auch für Kundenberater ohne FINIG-Bewilligung?

Nur teilweise. Wer nach Art. 17 Abs. 1 FINIG als Vermögensverwalter gilt, braucht nach Art. 5 FINIG eine Bewilligung der FINMA. Kundenberaterinnen und -berater inländischer Finanzdienstleister ohne prudenzielle Aufsicht sowie Kundenberaterinnen und -berater ausländischer Finanzdienstleister unterliegen dagegen der Registrierungspflicht im Beraterregister nach Art. 28 und 29 FIDLEG. Die operativen Anforderungen unterscheiden sich entsprechend. Ob eine Tätigkeit bewilligungspflichtig ist, beurteilt die FINMA im Einzelfall.

Wer prüft, ob die Infrastruktur genügt?

Die laufende Aufsicht führt eine von der FINMA bewilligte Aufsichtsorganisation (Art. 61 FINIG). Dazu kommt die Prüfung durch eine Prüfgesellschaft; die Aufsichtsorganisation kann deren Periodizität auf maximal vier Jahre verlängern (Art. 62 FINIG).

Selbst aufbauen oder mit einem Partner

Beides ist möglich, und die Entscheidung hängt weniger an den Lizenzkosten als an der Frage, wo die eigene Zeit hingeht. Ein eigener Aufbau bedeutet Verträge mit mehreren Anbietern, Schnittstellen zwischen ihnen und die Verantwortung dafür, dass die Kette am Ende die Nachweise liefert.

Everon stellt diese Basis als Partner bereit. Wir haben die hier beschriebenen Bestandteile zu einer Infrastruktur verbunden, über die Konten eröffnet, Portfolios geführt und Berichte erstellt werden. Die regulatorische Verantwortung bleibt dabei beim bewilligten Institut; ein Partner nimmt sie nicht ab, sondern macht sie belegbar. Sprechen Sie mit uns.

Stand: August 2026. Quellen: FINIG (SR 954.1), GwG (SR 955.0), FIDLEG (SR 950.1), DSG (SR 235.1).